December 27th, 2010

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
Penggunaan sistem informasi (SI) di dalam suatu perusahaan adalah salah satu bentuk strategi kompetitif perusahaan untuk dapat bertahan ditengah-tengah persaingan global. Dengan penggunaan sistem informasi dapat membantu perusahaan tersebut bekerja secara efektif dan efisien sehingga produktivitas kerja di perusahaan lebih meningkat. Sistem informasi juga dapat membantu proses pengambilan keputusan di level manajerial, sehingga akan didapatkan keputusan yang maksimal, cepat, dan akurat. Serta dapat pula digunakan untuk membantu proses workgroup collaboration, sehingga unit-unit yang bekerja di dalam perusahaan lebih koheren serta memperlancar proses komunikasi diantara unit-unit yang bekerja di dalamnya. Berdasarkan hal tersebut diatas, sistem informasi merupakan komponen yang penting untuk mencapai kesuksesan di dalam perusahaan.
Sebuah sistem informasi selalu mengalami perubahan yang pesat. Untuk itu sebuah perusahaan harus malakukan pengembangan sistem informasi untuk mengikuti perubahan tersebut. Pengembangan sistem informasi dapat dilakukan oleh perusahaan sendiri atau bisa juga dilakukan oleh pihak lain. Namun dalam pengembangan sistem informasi ini harus memperhatikan faktor-faktor yang berhubungan dengan tujuan dan fungsi pengembangan sistem informasi di dalam perusahaan tersebut, sehingga hasil dari pengembangan sistem informasi tersebut akan sesuai dengan tujuan dan target yang ingin dicapai oleh perusahaan.

1.2 Tujuan
Tujuan dari penulisan ini adalah untuk membahas beberapa aspek dalam sistem informasi, yaitu :
1. Bagaimana suatu perusahaan menggunakan sistem informasi untuk menunjang strategisnya.
2. Apa saja penyebab kegagalan dalam pengembangan dan penerapan sistem informasi di suatu organisasi dengan merujuk pada pendapat Rosemary Cafasaro.
3. Membedakan antara pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi.
4. Mengetahui alasan perusahaan menggunakan jasa outsourcing IT dan untuk mengetahui keuntungan dan kelemahan dari pengembangan system informasi secara outsourcing dibandingkan dengan insourcing.
5. Mengetahui kesalahan perusahaan dalam melakukan konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Serta untuk mengetahui berbagai cara dalam pengkonversian sistem tersebut.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem Informasi (SI)
Menurut Oetomo (2002), sistem informasi didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. Sedangkan menurut O’Brien dan Marakas (2007), Information Systems is all the components and resources necessary to deliver information and functions to the organization. Sistem informasi seyogyanya mendukung strategi bisnis organisasi, proses bisnis, struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan nilai bisnis dari organisasi khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis (Silver, M. , M. Lyne Markus and Cynthia M.B., 1995).

Gambar 1. Kerangka SI
Sumber: Enterprise Information System (O’Brien dan Marakas, 2007)
Berdasarkan gambar diatas seorang professional bisnis mendapatkan framework pengetahuan dari sistem informasi antara lain adalah informasi teknologi, foundation concepts, proses pengembangan, aplikasi bisnis, serta tantangan dalam managemen.

2.2 Fungsi dan Peranan Sistem Informasi
Sistem informasi memiliki beberapa peran dalam suatu proses bisnis, peran-peran tersebut adalah: (1) Sistem informasi dapat mendukung strategi untuk keuntungan kompetitif perusahaan, (2) Sistem informasi dapat mendukung proses pengambilan keputusan bisnis perusahaan, dan yang terakhir (3) Sistem informasi dapat mendukung proses dan operasi bisnis suatu perusahaan.

Gambar 2. Peranan SI dalam Bisnis Perusahaan
Sumber: Enterprise Information System (O’Brien dan Marakas, 2007)
Gambar diatas menggambarkan fungsi sistem informasi di dalam suatu bisnis perusahaan. Selain fungsi diatas, sistem informasi juga mengalami perkembangan fungsi atau peranannya dalam bisnis dan managemen. Dibawah ini digambarkan perkembangan peranan sistem informasi dari masa ke masa.
Sistem informasi mengalami perubahan yang sangat pesat setiap tahun. Sistem informasi diawali dengan penggunaan fungsi yang sederhana bagi suatu organisai. Dibawah ini merupakan tahapan perkembangan fungsi sistem informasi dari masa ke masa.

Gambar 3. Perkembangan Peranan Sistem Informasi
Sumber: Enterprise Information System (O’Brien dan Marakas, 2007)
Berdasarkan gambar diatas, peranan sistem informasi pada tahun 1950 – 1960 masih bersifat sederhana yaitu berperan dalam data processing. Sistem informasi membantu dalam proses transakasi, menyimpan data, accounting dan aplikasi proses data elektronik lainnya (electroninc data prosessing systems). Kemudian pada tahun 1960 – 1970, peranan sistem informasi berubah menjadi proses management reporting, yaitu melalui information reporting systems untuk membantu managemen dalam pengambilan keputusan. Memasuki tahun 1980-1990, perkembangan yang cepat dari tenaga proses mikrokumputer, aplikasi perangkat lunak dan jaringan telekomunikasi menimbulkan apa yang disebut dengan end user computing. Kemudian konsep executive information systems (EIS) dibangun, dimana sistem informasi ini memberikan jalan yang mudah bagi manajemen untuk mendapatkan informasi kritikal yang diinginkan ketika sedang dibutuhkan. Pengembangan dan aplikasi dari teknik kecerdasan buatan atau artificial intelegence (AI) memberi gebrakan baru dalam sistem informasi bisnis. Sistem pakan atau expert systems (ES) dan sistem berbasis pengetahuan membuat peran baru bagi sistem informasi. Peran penting lainnya adalah konsep peran strategis (strategic role) dari sistem informasi yang disebut strategic information systems (SIS). Pada konsep ini, sistem informasi diharapkan dapat memainkan peranan langsung dalam mencapai tujuan atau sasaran strategis dari perusahaan. Pada tahun 1990 – 2000, berkembang electronic business and commerce, yaitu melalui internet based e-business and e-commerce system dalam proses bisnis global dengan menggunakan media internet, intranet, ekstranet dan networks lainnya.
Fungsi Sistem informasi setidaknya mencakup:
 Kontributor utama dalam mendukung efisiensi kegiatan operasional, produktivitas dan moral SDM, pemberian layanan prima pada konsumen dan kepuasan konsumen
 Bagian yang penting dari upaya pengembangan produk dan jasa yang kompetitif, sehingga dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi dalam persaingan global
 Sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses pengambilan keputusan yang efektif
 Mendukung kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis seperti akuntansi, finance, manajemen operasi, pemasaran dan manajemen sumberdaya manusia

Gambar 4. Fungsi Bisnis SI
Sumber: Major Types of Information Systems
 Bagian utama dari sumberdaya organisasi dan biayanya dalam menjalankan bisnis, sehingga memerlukan pengelolaan sumberdaya yang prima

2.3 Manfaat Pengembangan SI bagi Perusahaan
Adapun beberapa manfaat pengembangan sistem informasi bagi perusahaan menurut Oetomo (2002), antara lain:
1. Integrasi data dan informasi
Pembangunan sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk mengintegrasikan data dari berbagai terminal dalam lingkungan jaringan tersebut.
2. Sistem pengorganisasian data memungkinkan sistem bebas redundansi data
Pembangunan sistem informasi yang bertumpu pada sistem pengorganisasian data, akan menghindarkan sistem dari bahaya duplikasi data atau disebut juga redundansi. Duplikasi data sering mengakibatkan inkonsistensi data, artinya perubahan terhadap data yang satu belum tentu akan diikuti dengan perubahan data duplikatnya. Melalui sistem pengorganisasian data, data dapat dipakai bersama, sehingga konsistensi data akan lebih terjamin.
3. Meningkatkan kecepatan dan keakuratan penyusunan laporan manajerial
Sistem informasi akan membantu para manajer dalam menghasilkan laporan yang cepat dan akurat.
4. Meningkatkan kualitas produk dan kecepatan layanan konsumen
Kualitas produk dan keputusan dapat ditingkatkan melalui pembangunan sistem informasi. Melalui sistem informasi, semua departemental dalam perusahaan akan mendapatkan aliran informasi yang dibutuhkan tepat pada waktunya sehingga kualitas produksi dapat ditingkatkan. Aliran informasi yang baik tersebut akan berdampak pada peningkatan pelayanan konsumen.
5. Meningkatkan citra perusahaan
Pembangunan sistem informasi akan meningkatkan citra perusahaan dari sudut pandangan staf maupun dari pihak eksternal perusahaan. Kepercayaan masyarakat terhdap perusahaan pun menjadi meningkat.

2.4 Aktivitas Sistem Informasi
Menurut O’Brien dan Marakas (2007), aktivitas sistem informasi terdiri dari :
 Input sumber data melalui kegiatan mengentry data.
 Memproses data menjadi sebuah informasi. Misalnya dengan melakukan kegiatan mengkalkulasi data, membandingkan data, dan lain-lain.
 Outputnya adalah berupa produk informasi. Yaitu berupa pesan, laporan, ataupun grafik dan table.
 Menyimpan sumber data, yaitu data elements dan database.
 Mengendalikan performence sistem melalui kegiatan monitoring dan evaluasi.

Gambar 5. Aktivitas SI
Sumber: Enterprise Information System (O’Brien dan Marakas, 2007)

2.5 Komponen-komponen Sistem Informasi
Menurut O’Brien dan Marakas (2007) SI merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software, communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi seperti pada Gambar 6.
Gambar 6. Komponen SI
Sumber: Enterprise Information System (O’Brien dan Marakas, 2007)

Komponen-komponen sistem informasi:
 People
Komponen SDM dari sistem informasi ini adalah end user dan spesialis sistem informasi. End user ini adalah orang yang menggunakan sistem informasi atau yang memberikan informasi bagi SI. Sedangkan spesialis sistem informasi atau IS specialists adalah orang yang mengembangkan atau mengoperasikan sistem informasi.
 Hardware Resources
Mesin, media data.
 Software Resources
Sistem software, aplikasi software, dan prosedur software.
 Data Recources
Data transaksi bisnis, data proses dan informasi organisasi, database organisasi.
 Network Resources
Media komunikasi dalam perusahaan sehingga memperlancar proses komunikasi antar lintas departemen di dalam perusahaan serta antar perusahaan, dengan membangun network infrastruktur baik itu internet, intranet, dan ekstranet.

2.6 Tipe Sistem Informasi
Tipe sistem informasi dibagi menjadi dua bagian, yaitu :
1. Sistem Pendukung Operasi (Operations Support System).
2. Sistem Pendukung Manajemen (Management Support System).
Kedua tipe SI tersebut dibagi lagi menjadi beberapa bagian sesuai dengan fungsi dari sistem informasi tersebut di dalam perusahaan. Untuk pembagian tipe-tipe sistem informasi dapat dilihat di gambar 7.

Gambar 7. Tipe SI
Sumber: Enterprise Information System (O’Brien dan Marakas, 2007)

1. Sistem Pendukung Operasi (Operations Support System). Sistem Pendukung Operasi (Operation Support System) adalah sistem informasi yang selalu dibutuhkan dalam memproses data yang dihasilkan oleh dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi ini menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan secara internal dan eksternal, tetapi mereka tidak menekankan kepada produk-produk informasi khusus terbaik yang dapat digunakan oleh pimpinan/manajer. Sistem Pendukung Operasi dibagi empat bagian, yaitu:
a. Sistem Pengolahan Khusus atau Specialized Processing System.
b. Sistem Pengolahan Transaksi atau Transaction Processing Systems. Sistem Pengolahan Transaksi atau Transaction Processing Systems adalah bagian yang penting dari sistem pendukung operasi yang bertugas mengolah dan merekam data laporan dari transaksi bisnis, dengan dua prinsip dasar, yakni in batch processing dan in real-time (or online) processing.
c. Sistem Pengolahan Pengendali atau Process Control Systems. Sistem Pengolahan Pengendali atau Process Control Systems adalah sistem kontrol proses dari suatu organisasi yang bertugas memantau dan mengendalikan proses industri, contoh pada penyulingan minyak bumi, pembangkit listrik, dan sistem produksi baja.
d. Sistem Kolaborasi Perusahaan atau Enterprise Collaboration Systems. Sistem Kolaborasi Perusahaan atau Enterprise Collaboration Systems adalah sistem informasi yang berkaitan dengan tim pendukung, kelompok kerja, peningkatan komunikasi dan produktivitas perusahaan dan kolaborasi mengenai bentuk aplikasinya, dan otomatisasi pekerjaan. Misalnya memfasilitasi dalam elektronik mail untuk mengirim dan menerima pesan elektronik, dan termasuk menggunakan videoconference dan lain-lain.
2. Sistem Pendukung Manajemen (Management Support Systems). Sistem ini pada hakekatnya muncul ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan dalam pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer. Karena menyediakan informasi dan memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan oleh semua level manajer dan profesional bisnis adalah tugas yang cukup sulit, maka diperlukan suatu sistem pendukung operasi yang disebut dengan sistem pendukung manajemen. Sistem Pendukung Manajemen dibagi empat bagian yaitu :
a. Sistem Informasi Manajemen atau Management Information Systems. Sistem Informasi Manajemen atau Management Information Systems, menyediakan informasi dalam bentuk laporan dan tampilan kepada para manajer dan professional bisnis. Contohnya kepada manajer penjualan yang dapat menggunakan informasi melalui jaringan komputer, dan mengakses tampilan tentang keadaan hasil penjualan produk mereka dan dapat mengakses intranet perusahaan mengenai laporan analisis penjualan harian, dan sekaligus mengevaluasi hasil penjualan yang dibuat oleh masing-masing staf penjualan.
b. Sistem Pendukung Keputusan atau Decision Support Systems. Sistem Pendukung Keputusan atau Decision Support Systems (DSS), adalah suatu sistem yang memberikan dukungan komputer secara langsung kepada seorang manajer dalam proses pengambilan/pembuatan keputusan. Seorang manajer produksi dapat menggunakan DSS untuk menentukan berapa banyak produk yang akan diproduksi seperti pada perusahaan manufaktur, dengan didasarkan pada perkiraan penjualan dikaitkan dengan promosi yang akan dilakukan, lokasi dan ketersediaan bahan baku yang diperlukan dalam memproduksi suatu produk.
c. Sistem Informasi Pimpinan/Eksekutif atau Executive Information Systems. Sistem Informasi Eksekutif/Pimpinan atau Executive Information Systems adalah suatu sistem informasi yang menyediakan informasi penting dari berbagai sumber internal dan eksternal yang mudah digunakan oleh para eksekutif dan manajer. Contohnya eksekutif puncak dapat menggunakan terminal layar sentuh untuk segera melihat dan atau menampilkan teks dan grafik yang mencakup bidang-bidang utama dari suatu organisasi dan daya saing kinerjanya.
d. Sistem Pengolahan Khusus atau Specialized Processing Systems.

2.7 Tahap-tahap Pembentukan Sistem Informasi
Sedangkan menurut Oetomo (2002), pembentukan sistem informasi terdiri dari beberapa tahapan, yaitu meliputi:
1. Membangun sistem pemrosesan transaksi melalui pembangunan kantor elektronik seoptimal mungkin. Artinya perusahaan harus mampu mendorong terciptanya otomatisasi dan komputerisasi, khususnya prosedur-prosedur rutin dan data transaksi agar semua data dapat tersimpan dalam sistem database perusahaan.
2. Membangun sistem informasi manajemen berbasis jaringan computer yang akan mengolah database perusahaan, menghasilkan laporan-laporan dan grafik-grafik serta mendistribusikannya kepada pihak-pihak pengambil keputusan di dalam perusahaan dengan tepat waktu dan akurat. SIM ini akan menyehatkan aliran informasi di dalam perusahaan, karena semua ini manajemen dapat memperoleh aliran informasi secara langsung dan otomatis.
3. Membangun sistem pendukung keputusan (SPK) untuk mengolah database yang ada. Hal ini dimaksudkan untuk membantu para pimpinan dalam menemukan alternatif-alternatif keputusan manajerial.
4. Mengembangkan sistem informasi yang bersifat lintas platform, yaitu sistem informasi yang mampu menjembatani perbedaan antar platform sistem informasi bisnis yang akan bergabung satu sama lain.

2.8 Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan solusi sistem informasi untuk mengatasi problem bisnis merupakan kewajiban para profesional bisnis sekarang. Karena lingkungan bisnis terus berkembang, maka solusi bisnis di masa lalu mungkin perlu mengalami pengembangan sehingga tetap up-to-date. Menurut O’Brien dan Marakas (2007) pengembangan SI pada dasarnya melibatkan beberapa siklus atau tahapan yang berulang seperti pada gambar 8, yaitu investigasi, analisis, design, implementasi, dan maintain
Gambar 8. Siklus Pengembangan SI
Sumber: Enterprise Information System (O’Brien dan Marakas, 2007)

Tabel 1. Siklus Pengembangan SI
TAHAPAN PERTANYAAN KUNCI KRITERIA TRANSISI MILESTONE
INVESTIGASI SISTEM
• PERUMUSAN MASALAH

• STUDI KELAYAKAN • Apa permasalahan sistem

• Apakah ada solusi yang layak
• Rumusan masalah, ruang lingkup dan tujuan

• Laporan Kelayakan • Review pengguna dan manajemen
• Review manajemen
ANALISIS Apa yang harus dikerjakan untuk memecahkan masalah Model Logika dari sistem (DFD, Kamus data, Algoritma) Inspeksi dan Review manajemen
DISAIN / PERANCANGAN Bagaimana secara spesifik seharusnya sistem dapat diimplementasikan ER- Diagram, Struktur Database, Warnier/Orr Diagram,HIPO, Pseudo code, Rancangan dialog dan pengantarmukaan, spesifikasi HW/SW, penjadwalan Inspeksi dan Review manajemen
IMPLEMENTASI Do it……………… Program, Dokumentasi, HW, Manual dan prosedur, Rencana Pengujian, Pelatihan, Pengujian Formal Inspeksi , walktrough, pengujian formal dan Review manajemen
Pemeliharaan Memodifikasi sistem jika diperlukan Continuing support Review pengguna dan manajemen

Dalam melakukan pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu : In-sourcing, out-sourcing dan co-sourcing. Setiap metode memiliki kelebihan dan kelemahan masing – masing

1. IN SOURCING
Insourcing adalah metode penggunaan sumber daya manusia yang berasal dari pihak internal yang dibentuk dalam satu bagian khusus untuk menangani atau membangun sistem untuk bagian-bagian lain dalam perusahaan. Para spesialis teknologi informasi biasanya tergabung dalam satu departemen perusahaan yang disebut EDP (Electronic Data Processing), IT (Information Technology), atau IS (Information System), atau E-ICT (Education ICT).
Kelebihan dari metode insourcing antara lain:
 memiliki hak cipta (copyright) sepenuhnya
 memiliki kontrol penuh terhadap pengembangan aplikasi
 Memiliki kepastian dan kemandirian dalam usaha

Kekurangan dari metode insourcing antara lain:
 Membutuhkan tenaga IT yang benar-benar kompeten
 Membutuhkan investasi tinggi dalam jk. Panjang
 Umumnya proses pengembangan lambat

2. OUT SOURCING
Outsourcing adalah metode penggunaan sumber daya manusia yang berasal dari pihak eksternal (pihak ketiga) untuk menangani atau membangun sistem perusahaan dengan cara membeli aplikasi dengan vendor
Kelebihan dari metode outsourcing antara lain:
 Perusahaan focus pada core bisnisnya
 Akses teknologi maju
 Peningkatan kinerja dan kehandalan TI
 Meningkatkan cash flow

Kekurangan dari metode outsourcing antara lain:
 Ketergantungan terhadap vendor
 Kehilangan kendali system dan data
 keamanan data dan infromasi dipercayakan pada pihak ketiga

3. CO SOURCING
Co sourcing adalah jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas, dimana hubungan antara perusahaan dan rekanan lebih erat dari sekedar hubungan outsourcing biasa. co sourcing berarti perusahaan melakukan partnership dengan profesional di luar perusahaan. Dalam hal ini perusahaan tidak serta merta menyerahkan seluruh pekerjaan kepada profesional dan tidak mempekerjakan karyawan tetapnya, tetapi menyertakannya secara bersama-sama menjalankan penyusunan dan pengembangan sistem informasi .
Kelebihan dari metode cosourcing antara lain:
 Peningkatan produktivitas
 Penghematan biaya
 Berperan dalam pengendalian

Kekurangan dari metode cosourcing antara lain:
 Pengembangan relative lambat
 Pengembangan terbatas untuk jangka pendek

2.9 Pemodelan Sistem
Untuk membangun sistem informasi yang besar dan kompleks, tim pembuat sistem perlu membuat model guna menggambarkan dan mengkomunikasikan secara sederhana rancangan sistem yang dibuatnya kepada penglola perusahaan, agar sistem dapat dipahami dan dikoreksi.
Melalui pemodelan, akan digambarkan aliran data yang akan diproses menjadi informasi dan aliran distribusinya secara sederhana, sehingga arus data dan informasi dapat terlihat secara jelas. Melalui penggambaran, dapat dilakukan efisiensi aliran data dan informasi sehingga sistem menjadi lebih efisien.
Analis sistem dan pemprograman yang bertugas membangun sebuah sistem informasi yang kompleks secara sistematis dan terintegrasi, dapat memanfaatkan metode-metode pembangunan sistem, seperti metode daur hidup, prototype dan spiral.

2.10 Faktor-faktor Kesuksesan dan Kegagalan SI Perusahaan
Setiap perusahaan mengharapkan mencapai kesuksesan yang besar dari pembangunan dan penerapan SI dalam perusahaannya tersebut. Sistem informasi diharapkan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi di dalam perusahaan, sehingga margin keuntungan yang didapatkan perusahaan pun menjadi meningkat. Menurut Suroso (2008), ada beberapa alasan kesuksesan sistem informasi di dalam suatu organisai perusahaan. Alasan-alasan kesuksesan tersebut diantaranya adalah :
• Keterlibatan end user
• Dukungan manajemen eksekutif
• Kejelasan pernyataan kebutuhan
• Perencanaan yang matang dan tepat
• Harapan yang realistik
Namun dibalik harapan kesuksesan penerapan SI di dalam perusahaan, perusahaan haruslah menyadari pula adanya potensi kegagalan. Adapun faktor-faktor penyebab kegagalan menurut Oetomo (2002), antara lain:
1. Kebanyakan orang memandang SI adalah hal yang paling utama dan penting, sementara mereka melupakan komitmen dan konsistensi terhadap materi informasi, produk dan respon layanan kepada konsumen
2. Pengelola perusahaan merasa bahwa pembanguna SI merupakan tugas dan kewajiban departemen TI sehingga segala sesuatunya diserahkan sepenuhnya ke departemen TI sebagai orang teknik dan bukan perumus strategi perusahaan.
3. Konsentrasi ahli SI sering lebih terarah pada penggunaan teknologi TI terbaru dan kemudahan bagi dirinya dalam melakukan pemrograman daripada penyusunan prosedur pengolahan data yang valid dan jitu. Akibatnya pemakai sering mengalami kesulitan dalam pengoperasian sistem karena mereka harus menyesuaikan dengan kemauan pembuat sistem.
4. Interface SI sering kali kurang interaktif, komunikatif, dan agak sulit digunakan oleh pemakai karena interface sering dibangun berdasarkan selera dan kemampuan bahasa pembuatnya.
5. Seluruh komponen perusahaan masih membutuhkan waktu untuk beradaptasi terhadap perubahan SI tradisional menjadi berbasis TI.
Sedangkan faktor-faktor kegagalan SI dalam organisasi menurut Suroso (2008) diantaranya adalah :
• Kurangnya input dari end user
• Tidak lengkapnya pernyataan kebutuhan dan spesifikasi
• Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang senantiasa berubah-ubah
• Kurangnya dukungan eksekutif
• Inkompetensi secara teknologi

BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Sistem Informasi Dalam Menunjang Proses Strategis Perusahaan
Perkembangan globalisasi menyebabkan persaingan antar perusahaan semakin ketat membutuhkan adanya peran sistem informasi dalam tubuh suatu perusahaan.
Salah satu peran sistem informasi dalam proses bisnis perusahaan adalah sistem informasi tersebut dapat digunakan untuk membentuk strategi perusahaan untuk menuju keunggulan yang kompetitif (O’Brien, 2005). Proses-proses stratrgis perusahaan tersebut antara lain:
 Strategi biaya: meminimalisir biaya/ memberikan harga yang lebih murah terhadap pelanggan, menurunkan biaya dari pemasok, atau meningkatkan biaya pesaing untuk tetap bertahan di industri.
 Strategi differensiasi: mengembangkan cara-cara untuk membedakan produk/ jasa karena adanya manfaat atau fitur yang unik.
 Strategi inovasi: memperkenalkan produk/jasa yang unik, atau membuat perubahan yang radikal dalam proses bisnis yang menyebabkan perubahan-perubahan yang mendasar dalam pengelolaan bisnis.
 Strategi aliansi: membentuk hubungan dan aliansi bisnis yang baru dengan pelanggan, pemasok, pesaing, konsultan, dan lain-lain.
Perencanaan strategis perusahaan adalah perencanaan jangka panjang perusahaan. Perusahaan yang kompetitif adalah perusahaan yang unggul dalam pelayanan terhadap konsumen dari segi kualitas produk yang baik dan unggul dalam hal biaya. Karena hal tersebut akan mempengaruhi konsumen dalam memilih dan menilai perusahaan tersebut baik atau tidak. Untuk mencapai tujuan tersebut maka perlu disusun strategis perusahaan mulai dari proses perencanaan, proses pengambilan keputusan, hingga proses pengendalian.

Gambar . Peranan SI dalam Bisnis Perusahaan
Sumber: (O’Brien dan Marakas, 2007)
Proses Perencanaan
Rencana adalah menggabungkan antara tujuan yang hendak dicapai dan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam suatu organisasi setiap tingkatan manajemen mempunyai kebutuhan-kebutuhan rencana sendiri yang berbeda. Sistem informasi manajemen yang dikembangkan harus mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut.
Proses perencanaan akan memerlukan suatu model perencanaan, data masukan, dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu rencana. Dukungan sistem informasi pada proses perencanaan dapat dilihat pada tabel di bawah ini.
Kebutuhan Dukungan Sistem Informasi
Model perencanaan Dukungan analitik dalam pengembangan struktur dan persamaan model.
Data histories untuk analisis hubungan, perkiraan, dan perencanaan.
Suatu penggerak model perencanaan untuk dijalankan pada suatu computer.
Data masukan Data historis ditambah analisis dan manipulasi data untuk membangkitkan data masukan yang berdasarkan data historis.
Manipulasi model Penggunaan komputer untuk menjalankan suatu model.
Manipulasi data lainnya berdasarkan teknik peramalan dan ekstrapolasi.
Sumber: Kadir (2003)

Proses Pengendalian
Pengendalian terdiri atas kegiatan-kegiatan yang memungkinkan kegiatan-kegiatan dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Dukungan sistem informasi manajemen pada proses pengendalian adalah dimulai dengan model perencanaan. Model yang sama biasanya bisa dipakai untuk menentukan standar prestasi yang direvisi yang memperhitungkan tingkat kegiatan yang telah dirubah. Standar yang direvisi diperlukan untuk proses pengendalian. Dukungan yang diberikan adalah mencakup hal-hal sebagai berikut:
 Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi
 Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan
 Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa mendatang
Dukungan lain dari sistem informasi manajemen dalam proses pengendalian adalah monitor yang terus-menerus dari prestasi, bukan hanya pelaporan periodic saja. Monitor dapat dilakukan berdasarkan model perencanaan ditambah konsep batasan pengendalian. Apabila suatu kegiatan berada di luar batas pengendalian, maka suatu berita segera disampaikan pada unit pengendalian yang tepat. Dengan demikian maka kegiatan-kegiatan dalam organisasi dapat dimonitor secara terus-menerus dan penyimpangan-peyimpangan akan segera terditeksi. Untuk seterusnya keputusan-keputusan baru dapat dibuat untuk mengembalikan proses ke dalam batasan pengendalian.

Proses Pengambilan Keputusan
Dukungan sistem informasi manajemen pada proses pengambilan keputusan meliputi tiga tahapan, yaitu:
1. Penelusuran untuk pemahaman masalah, terdiri atas:
 Usaha-usaha penyelidikan lingkungan yang memancing keputusan
 Pengakuan adanya masalah
Dukungan sistem informasi pada tahap ini dapat dilakukan menggunakan perangkat lunak untuk penulusuran masalah. Pada tahapan ini kegiatan-kegiatan yang dilakukan adalah mencari atau menyaring keadaan lingkungan organisasi, baik internal maupun eksternal untuk menunjukkan adanya peluang dan masalah. Peluang dan masalah yang berhasil diidentifikasi pada tahapan penelusuran masalah akan mengawali analisis lanjutan dan pilihan tahapan pembuatan keputusan.
2. Desain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha:
 Penemuan alternatif-alternatif pemecahan masalah
 Pengembangan alternatif-alternatif pemecahan masalah analisis tindakan yang mungkin
3. Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah yaitu dengan melibtkan seleksi arah tindakan dan pelaksanaannya.

3.2 Penyebab Kegagalan dalam Pengembangan Maupun Penerapan Sistem Informasi di Suatu Organisasi
Setiap perusahaan mengharapkan mencapai kesuksesan yang besar dari pembangunan dan penerapan SI dalam perusahaannya. Sistem informasi diharapkan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi di dalam perusahaan, sehingga margin keuntungan yang didapatkan perusahaan pun menjadi meningkat. Rosemary Cafasso dalam O’Brien (2005), menyebutkan ada beberapa faktor yang akan mempengaruhi kegagalan ataupun keberhasilan dalam pengembangan dan penerapan sistem informasi di suatu organisasi. Faktor-faktor tersebut diantaranya adalah :

1. Keterlibatan end user.
Pemakai akhir (end user) adalah orang yang memakai sistem informasi atau informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi. Keterlibatan pihak manajemen sebagai end user mutlak dilakukan dalam penyusunan sistem informasi sebagai solusi permasalahan perusahaan. Selain itu, masalah perencanaan dan kebijakan yang tepat dalam mengimplementasikan sistem informasi juga harus diperhatikan karena sistem informasi bagi perusahaan sangat rentan terhadap suatu keputusan yang diambil dalam pengimplementasiannya.
2. Dukungan manajemen eksekutif.
Dalam proses pengembangan sistem informasi akan membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit, karena pengembangan sistem informasi ini akan berlangsung secara kontinyu mengikuti perkembangan sistem informasi. Selain itu perubahan sistem informasi berlangsung sangat cepat. Oleh karena itu dalam proses pengembangan sistem informasi membutuhkan dukungan dari manajemen eksekutif sebagai pengambil keputusan tertinggi di dalam suatu organisasi.
Seorang manajemen eksekutif sebagai pemimpin di suatu organisasi harus mengetahui keseluruhan mengenai organisasi, manajemen dan dimensi teknologi informasi serta mempergunakan peranannya dalam menyediakan solusi permasalahan, karena sistem informasi tersebut merupakan solusi manajemen yang di dukung oleh teknologi informasi untuk memecahkan permasalahan yang timbul dalam lingkungan organisasi.
3. Kejelasan pernyataan kebutuhan
Suatu organisasi memiliki ciri khas dan kebutuhan yang berbeda-beda. Untuk itu dalam melakukan pengembangan sistem informasi, pihak yang akan melakukan pengembangan sistem informasi di suatu organisasi baik secara insourcing atau pun outsourcing harus memperhatikan kebutuhan dari tujuan organisasi tersebut melakukan pengembangan sistem informasi.
Untuk itu pihak organisasi harus memberikan kejelasan kebutuhan organisasi akan sistem informasi yang dibutuhkan organisasi, sehingga pengembangan sistem informasi di organisasi tidak menjadi sia-sia dan akan memberikan banyak manfaat bagi organisasi khususnya dalam hal menciptakan efisiensi dan efektifitas dalam proses organisasi, sehingga akan meningkatkan produktivitas di tubuh organisasi.
4. Perencanaan yang matang dan tepat
Dalam proses mencapai kesuksesan pengembangan sistem informasi ini membutuhkan perencanaan yang matang dan tepat. Pengembangan sistem informasi ini akan mempengaruhi kesuksesan penerapan sistem informasi di suatu organisais. Bila hasil dari perencanaan pengembangan sistem informasi tersebut tidak sesuai dengan harapan organisasi, maka akan menyebabkan kesia-siaan dan menimbulkan kerugian yang besar bagi organisasi. Masalah perencanaan dan kebijakan yang tepat dalam mengimplementasikan sistem informasi sangat rentan terhadap suatu keputusan yang diambil dalam pengimplementasiannya.
5. Harapan yang realistik terhadap penyusunan sistem informasi tersebut.
Indikator kesuksesan pengembangan sistem informasi salah satunya adalah tercapainya harapan atau tujuan organisasi terhadap pengembangan sistem informasi tersebut. Harapan tersebut merupakan harapan yang realistik yang sesuai dengan hasil penyusunan sistem informasi yang dibutuhkan organisasi. Perusahaan harus menyadari bahwa keinginan yang realistis dan cermat dalam merancang dan menerapkan sistem informasi serta penentuan batas biaya yang wajar dari manfaat yang akan diperoleh, maka sistem informasi yang dihasilkannya akan memberikan keuntungan.

3.3 Perbedaan antara Pengembangan Software Dengan Pengembangan Sistem Informasi
Software merupakan salah satu komponen dalam sistem informasi. Software atau perangkat lunak adalah sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data (Kadir, 2003). Komputer sebagai perangkat keras tidak akan berguna tanpa keberadaan software. Software biasa dikelompokkan menjadi dua bagian, yaitu program aplikasi (application program) dan program sistem (system program).
Program sistem (sering kali disebut perangkat lunak pendukung atau support software) adalah program yang digunkan untuk mengontrol sumber daya kompuer, seperti CPU dan peranti masukan/ keluaran. Kedudukan program ini adalah sebagai perantara antara program aplikasi dan perangkat keras (hardware) komputer. Program sistem dapat dikelompokkan menjadi tiga golongan, yaitu program pengendali sistem, program pendukung sistem, dan program pengembangan sistem. Program pengembangan sistem ini adalah program yang ditujukan untuk membantu pemakai dalam membuat/mengembangkan program.
Kegiatan yang berkaitan dengan penulisan program dalam perangrkat lunak ini biasa disebut pemrograman. Bahasa pemrograman mengalami beberapa evolusi bahasa pemrograman. Yaitu dimulai dari bahasa mesin, bahasa rakitan, bahasa kecerdasan buatan. Kecenderungan yang terjadi, bahasa-bahasa bergeser dari pendekatan yang berorientasi kepada mesin menuju ke pendekatan yang berorientasi pada manusia.
Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai (Hall, 2001). Untuk mengembangkan suatu sistem informasi, kebanyakan perusahaan menggunkan suatu metodelogi yang disebut metodelogi pengembangan sistem. Yang dimaksud dengan metodelogi ini adalah suatu proses standar yang diikuti oleh organisasi untuk melaksanakan seluruh langkah yang diperlukan untuk menganalisa, merancang, mengimolementasikan, dan memelihara sistem informasi (Hoffer dalam Kadir, 2003). Pengembangan sistem informasi mengalami fase daur hidup atau disebut juga daur pengembangan sistem informasi/ System Development Life Cycle (SDLC). Menurut McLeod (1998) tahapan-tahapan dalam SDLC adalah perencanaan, analisis, perancangan, dan implementasi. Pengembangan sistem informasi dapat juga dilakukan dengan pendekatan prototyping.
Menurut O’Brien dan Marakas (2007) pengembangan SI pada dasarnya melibatkan beberapa siklus atau tahapan yang berulang seperti pada gambar di bawah ini, yaitu investigasi, analisis, design, implementasi, dan maintain

Gambar. Siklus Pengembangan SI
Sumber: Enterprise Information System (O’Brien dan Marakas, 2007)

Perbedaan antara pengembangan software dan pengembangan sistem informasi adalah :
1. Metodologi pengembangan sistem informasi dipromosikan sebagai sarana untuk meningkatkan pengelolaan dan pengendalian proses pengembangan perangkat lunak, penataan dan menyederhanakan proses, dan standarisasi proses pengembangan dan produk dengan menentukan kegiatan yang harus dilakukan dan teknik yang digunakan. Sementara itu pengembangan software merupakan sebuah metodologi pengembangan perangkat lunak (software) yang membahas semua aspek produksi perangkat lunak, mulai dari tahap awal spesifikasi sistem hingga pada tahap pemeliharaan sistem setelah digunakan dengan tujuan untuk membuat perangkat lunak yang tepat dengan metode yang tepat.
2. Dalam pengembangan software hal yang perlu diperhatikan adalah pengembangan produk dan software. Dimana produk tersebut terdiri dari program, dokumen, dan data. Hal selanjutnya adalah proses pengembangan, dimana proses terdiri dari proses manajemen dan proses teknikal. Sementara itu pengembangan sistem informasi, harus memperhatikan beberapa hal, yaitu sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen dan membutuhkan modal yang besar. Selain itu perusahaan juga perlu menyiapkan kesiapan user dalam menjalani pengembangan sistem informasi yang akan dibangun di perusahaan.

3.4 Alasan Perusahaan Banyak Memilih Metode outsourcing dan Kelebihan Serta Kelemahan dari Metode Outsourcing Dibandingkan Metode Insourcing.
Metode outsourcing adalah metode pengembangan sistem dimana perusahaan menyerahkan pengembangan sistem informasi ke pihak luar perusahaan. Dalam prakteknya, metode outsourcing mengharuskan perusahaan menyerahkan segala kegiatan yang berhubungan dengan pemrosesan informasi kepada pihak luar. Jadi, pihak luar tidak hanya sekedar membuatkan sistem, tetapi juga sekaligus menangani operasi sistem dan bahkan terlibat dalam penyediaan perangkat keras. Banyak perusahaan yang menggunakan metode ini, karena pihak pengembang yang dipilih dalam metode outsourcing ini adalah pihak-pihak yang telah memiliki pengalaman pada sistem yang sama sehingga waktu untuk pengembangan sistem menjadi lebih pendek. Selain itu, biaya pengembangan juga relatif murah karena banyak perusahaan kecil dan bersifat lokal yang bergerak dalam bidang pengembangan sistem informasi. Berikut ini merupakan kelebihan dari metode outsourcing yang menyebabkan perusahaan memilih metode ini, kelebihan-kelibahan tersebut antara lain:
 Dengan dipilihnya metode outsourcing, perusahaan dapat mengonsentrasikan diri pada bisnis yang ditangani.
 Dengan metode ini, maka perusahaan dapat meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tidak perlu mengeluarkan aset untuk teknologi informasi.
 Dengan dikembangkan oleh tenaga ahli, maka akan mendapatkan kepakaran yang lebih baik dan teknologi yang lebih maju.
 Metode ini lebih menghemat biaya, karena banyaknya perusahaan yang bergerak di bidang pengambangan sistem informasi ini maka menyebabkan tarif pengembangan sistem informasi antar outsourcing menjadi bersaing, sehingga biaya dengan metode ini lebih murah dibandingkan dengan metode lainnya.
 Pemilihan metode ini juga akan menyingkat waktu pengembangan, karena dilakukan oleh tenaga ahli yang professional dan berpengalaman maka waktu pengerjaan pengembangan sistem informasi akan lebih cepat.
 Menghilangkan penyediaan sarana saat beban puncak terjadi dan cukup melakukan pengeluaran biaya sesuai dengan tambahan layanan yang diberikan oleh pihak luar.
 Memfasilitasi downsizing, sehingga perusahaan tak perlu memikirkan pengurangan pegawai.

Kelemahan metode outsourcing ini antara lain :
 Kehilangan kendali terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak luar menjual data ke pesaing.
 Mengurangi keunggulan kompetitif karena pihak luar tidak dapat diharapkan untuk menyediakannya karena juga harus memikirkan klien lain.
 Menjadi sangat bergantung pada pihak luar sehingga sangat sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan.
Sedangkan metode insourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang dilakukan oleh pihak perusahaan sendiri. Kelebihan dari program insourcing ini adalah :
 Sistem insourcing dapat diatur sesuai dengan kebutuhan.
 Dapat diintegrasikan dengan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.
 Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikontrol.
 Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif.
Sedangkan kelemahan dari sistem ini antara lain :
 Perlu waktu yang lama untuk mengembangkan sistem karena harus dimulai dari nol.
 Kemungkinan program mengandung bug sangat besar.
 Kesulitan para pemakai dalam menyatakan kebutuhan dan kesukaran pengembangan memahami mereka dan sering kali hal ini membuat para pengembang merasa putus asa.
Keberhasilan pengembangan sistem dengan metode insourcing terletak pada kemampuan para spesialis teknologi informasi dalam perusahaan dan juga kesiapan para pemakai yang terlibat selama pengembangan sistem berlangsung.

3.5 Pengkonversian Sistem
Menurut Kadir (2003), konversi merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama. Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka akan melakukan pengalihan/konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Hal ini bisa saja terjadi bila sebelumnya organisasi kurang matang dalam melakukan perencanaan konversi, sehingga pada saat proses konversi berlangsung ternyata waktu dan biaya yang dialokasikan masih belum cukup hingga sistem baru tersebut benar-benar dapat digunakan di dalam organisasi. Selain itu bisa juga terjadi bila perusahaan kurang mengsosialisasikan proses konversi tersebut sehingga pada dasarnya perusahaan belum siap melakukan perubahan sistem.
Derajad kesulitan dan kompleksitas dalam pengkonversian dari sistem lama ke sistem baru tergantung pada sejumlah faktor. Jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak terbungkus (canned) yang akan berjalan pada komputernya yang baru, maka konversi akan relatif lebih mudah. Jika konversi memanfaatkan perangkat lunak terkustomisasi baru, database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak kendali baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedurnya, maka konversi menjadi agak sulit dan menantang.
Terdapat beberapa pendekatan yang dilakukan untuk melakukan konversi, yaitu konversi paralel, konversi langsung, konversi modular atau bertahap, dan konversi pilot.
 Konversi parallel (parallel conversion)
Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus.

Gambar. Konversi Paralel

Kelebihan :
Memberikan derajad proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru.
Kelemahan :
Besarnya biaya untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.

 Konversi langsung (direct conversion atau direct cutover)
Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah.

Gambar. Konversi Langsung
Pendekatan atau cara konversi ini akan bermanfaat apabila :
■ Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain
■ Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai
■ Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya
■ Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.
Kelebihan : Relatif tidak mahal.
Kelemahan : Mempunyai risiko kegagalan yang tinggi. Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan yang dibahas sebelumnya akan mengambil peran yang sangat penting.

 Konversi pilot (pilot conversion)
Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain.
Gambar. Konversi Pilot
Metode konversi ini lebih sedikit berisiko dibandingkan dengan metode langsung, dan lebih murah dibandingkan dengan metode paralel.
Segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh dilakukan. Apabila sistem baru melibatkan prosedur baru dan perubahan yang drastis dalam hal perangkat lunaknya, metode pilot ini akan lebih cocok digunakan.
Selain berfungsi sebagai tempat pengujian (test sité), sistem pilot juga digunakan untuk melatih pemakai seluruh organisasi dalam menghadapi lingkungan “live” (hidup atau sebenarnya) sebelum system tersebut diimplementasikan di lokasi mereka sendiri.

 Konversi modular atau bertahap (phased conversion)
Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modu-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung.

Gambar. Konversi Modular
Kelebihan :
Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimalisasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang luas.
Kelemahan :
Keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

DAFTAR PUSTAKA

Kadir, A. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Penerbit Andi. Yogyakarta.
Marimin, dkk. 2006. Sistem Informasi Manajemen – Sumber Daya Manusia. Grasindo. Jakarta.
Mc Leod, R. Jr. 2001. Management Information System. A Study of Computer Based Information System. 6th Edition. Prentice Hall Inc. New York.
O’Brien dan Marakas, JA, and George Marakas. 2007. Interprise Information Systems 13th ed. Boston, MA: McGraw-Hill Inc.
Oetomo, Budi Sutedjo Darma. 2002. Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Penerbit Andi.Yogyakarta.
http://arianto.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/outsourcing-it-dalam-menunjang-efisiensi-perusahaan/
http://ferdy.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/perbedaan-pengembangan-software-dengan-pengembangan-sistem-informasi/
http://irondey.blogspot.com/2010_10_01_archive.html
http://www.klikhc.com/?p=15
http://posmals.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/11/pengembangan-sistem-informasi-di-perusahaan-melalui-cosourcing-dan-outsourcing/
http://raifertilini.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/14/konversi-sistem-informasi/
http://arlan.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/17/fenomena-kesalahan-dalam-konversi-sistem-dan-berbagai-cara-dalam-melakukan-konversi-sistem/
http://id.wikipedia.org/wiki/Ilmu_komputer

Metode Pengembangan Sistem Informasi: Co-sourcing, Insourcing, dan Outsourcing

December 3rd, 2010

Sistem informasi menjadi suatu kebutuhan yang penting bagi setiap perusahaan. Terutama dalam era globalisasi saat ini. Perusahaan yang kompetitif adalah perusahaan yang dapat mengikuti cepatnya perubahan-perubahan yang terjadi di pasar, terutama perubahan yang cepat di bidang teknologi dan sistem informasi. Informasi tersebut sangat penting dikuasai oleh perusahaan. Sistem informasi dapat mendukung strategi bisnis organisasi, proses bisnis, struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan nilai bisnis dari organisasi khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis. Sehingga melalui sistem informasi tersebut perusahaan dapat menetapkan strategi untuk memenangkan pasar persaingan. Melalui teknologi dan sistem informasi tersebut, perusahaan dapat bekerja lebih efisien dan efektif.

Namun, dalam sistem informasi ini akan dihadapkan dengan teknologi yang kompleks. Selain itu juga akan bertemu dengan konsep-konsep yang abstrak serta membutuhkan aplikasi-aplikasi khusus dalam bidang bisnis maupun non-bisnis yang cukup banyak. Oleh karena itu, diperlukan suatu metode-metode sistem kerja yang konseptual, yang berguna untuk mengatur pengetahuan yang menyajikan tentang hal-hal yang perlu diketahui mengenai sistem informasi manajemen guna untuk mendapatkan keuntungan sesuai dengan yang diharapkan perusahaan.

Sistem informasi merupakan kesatuan elemen-elemen yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan membentuk aliran informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya perusahaan. Sistem informasi juga mampu mendukung para pengelola dan staf perusahaan untuk menganalisa permasalahan, memvisualisasikan ikhtisar analisa melalui grafik-grafik dan tabel-tabel, serta memungkinkan terciptanya produk serta layanan yang baru (Oetomo, 2002).

Sistem informasi yang baik, memiliki sistematika yang jelas, ringkas, dan sederhana. Mulai dari tahap pemasukan data, pengolahan dengan prosedur yang ditentukan, penyajian informasi yang akurat, interpretasi yang tepat dan distribusi yang baik pula.

Gambar 1. Prinsip Sistem Informasi

Gambar diatas menggambarkan alur dari prinsip sistem informasi yang diawali dari proses input data hingga menjadi output berupa informasi. Agar perusahaan mendapatkan manfaat yang sesuai dengan yang perusahaan harapkan dari sistem informasi tersebut, maka dalam membangun sistem informasi perusahaan harus memperhatikan tahapan-tahahapan dalam pengembangannya. Pengembangan sistem informasi melibatkan beberapa siklus atau tahapan yang berulang, yaitu tahapan investigasi, tahapan analisis, tahapan design, tahapan implementasi, dan tahapan maintain (O’Brien dan Marakas, 2006).

Gambar 2. Siklus Pengembangan SI

Sumber: Enterprise Information System (O’Brien dan Marakas, 2006)

Dari kelima siklus pengembangan SI tersebut, tahap implementasi merupakan tahap kegiatan penerapan dari rencana atau design yang telah disusun agar pengembangan sistem informasi tersebut dapat diwujudkan. Proses implementasi untuk prosedur dalam teknologi computer akan menggunakan bahasa komputer. Pertimbangan untuk memilih bahasa komputer didasarkan pada dua hal, yaitu kemampuan bahasa itu untuk menangani dan mengimplementasikan proses-proses yang dirancang (Oetomo, 2002).

Pengembangan sistem informasi dalam perusahaan dapat dilakukan melalui tiga metode yaitu insourcing, co-sourcing, dan outsourcing. Perusahaan harus berhati-hati dalam hal pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Perusahaan dapat membandingkan keuntungan dan kerugian dari ketiga alternatif tersebut.

Masing-masing metode memiliki keunggulan dan kelemahan tersendiri. Pemilihan terhadap salah satu metode pengembangan sistem informasi tersebut dipengaruhi oleh banyak faktor, diantaranya ketersediaan dana dan kemampuan tenaga kerja.

Co-Sourcing

Sistem informasi lintas fungsi manajemen (co-sourcing) perusahaan akan dapat mendukung, serta meningkatkan komunikasi dan kerjasama antar tim atau kelompok kerja di dalam suatu organisasi ataupun diluar organisasi (in-co-out sourcing). Dalam hal ini maka perusahaan dapat mencapai tingkat efisiensi, kelincahan, dan responsivitas secara optimal dan maksimal yang dibutuhkan untuk berhasil dalam lingkungan bisnis yang serba tidak pasti dan dinamis dalam menangani berbagai fungsi bisnis dalam pemasaran, produksi, atau operasi, akuntansi, keuangan, dan dalam hal manajemen sumber daya manusia melalui berbagai operasi dengan sistem informasi manajemen yang baik.

Insourcing

Sistem informasi manajemen menitikberatkan pada informasi untuk suatu keputusan terstruktur atau informasi yang dapat diantisipasi. Hal tersebut mungkin tampak sederhana, tetapi sebenarnya menyediakan informasi untuk membantu manajer-manajer membuat keputusan-keputusan adalah tugas yang sangat sulit dan kompleks. Sistem informasi manajemen memainkan peranan penting dalam penyusunan rencana strategis, pembuatan keputusan, dan pengontrolan kegiatan-kegiatan untuk dapat mengukur tingkat keberhasilannya.

Insourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya.

Keuntungan

Keunggulan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya :

  • Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
  • Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
  • Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
  • Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
  • Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
  • Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
  • Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
  • Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.

Kelemahan

Kelemahan dalam menerapkan metode insourcing adalah :

  • Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi.
  • Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
  • Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
  • Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
  • Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
  • Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).

Outsourcing

Teknologi tidak lagi merupakan pemikiran terakhir dalam membentuk strategi bisnis, tetapi merupakan penyebab dan penggerak yang sebenarnya. Peran utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan kompetitif diluar perusahaan dengan menggunakan sumberdaya-sumberdaya yang terdapat didalam perusahaan itu sendiri. Perusahaan dapat bertahan hidup dan berhasil dalam jangka panjang hanya jika perusahaan tersebut berhasil mengembangkan strategi tekanan kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam industrinya. Sumberdaya-sumberdaya yang terdapat diluar perusahaan yang diantaranya, sumber daya data calon pelanggan dan pelanggan, sumber daya data pemasok, sumber daya informasi, sumber daya data pesaing atau kompetitor, dan atau sumber daya lainnya yang terkait hubungannya dengan keunggulan perusahaan yang berada diluar perusahaan (outsource).

Outsourcing dapat berupa meminta pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi termasuk pelaksana sistem informasi. Pihak perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintenance sistem kepada pihak ketiga. Menurut O’Brien dan Marakas dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya:

  1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.
  2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi.
  3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.
  4. Faktor waktu/kecepatan.
  5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama.
  6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil.

Sedangkan menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003) menyebutkan sejumlah alasan mengapa perusahaan-perusahaan melakukan outsourcing terhadap aktivitas-aktivitasnya dan potensi keuntungan apa saja yang diharapkan diperoleh darinya. Potensi keuntungan atau alasan-alasan tersebut antara lain untuk :

  1. meningkatkan focus perusahaan;
  2. memanfaatkan kelas dunia;
  3. mempercepat keuntungan yang diperoleh dari reengineering;
  4. membagi risiko;
  5. sumberdaya sendiri dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain;
  6. memungkinkan tersedianya dana capital;
  7. menciptakan dana segar;
  8. mengurangi dan mengendalikan biaya sendiri;
  9. memperoleh sumberdaya yang tidak dimiliki sendiri;

10.  memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau dikelola.

Keuntungan

Keuntungan dengan menerapkan metode outsourcing adalah :

  1. Perusahaan dapat mengonsentrasikan diri pada bisnis yang ditangani
  2. Masalah mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak vendor.
  3. Lebih praktis serta waktu pengembangan sistem informasi relatif lebih cepat, efektif, dan efisisen karena dikerjakan oleh orang yang profesional di bidangnya.
  4. Penghematan waktu proses dapat diperoleh karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.
  5. Dapat membeli partner/provider sesuai anggaran dan kebutuhan
  6. Memudahkan akses pada pasar global jika menggunakan vendor yang mempunyai reputasi baik.
  7. Resiko ditanggung oleh pihak ketiga. Resiko kegagalan yang tinggi dan biaya teknologi yang semakin meningkat, akan lebih menguntungkan bagi perusahaan jika menyerahkan pengembangan sistem informasi kepada outsourcer agar tidak mengeluarkan investasi tambahan.
  8. Biaya pengembangan sistem informasi dapat disesuaikan dengan anggaran dan kebutuhan perusahaan. Mahal atau murahnya biaya pengembangan sistem informasi  tergantung jenis program yang dibeli.
  9. Mengurangi resiko penghamburan investasi jika penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika hal ini terjadi maka perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya.

10.  Dapat digunakan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tak perlu ada aset untuk teknologi informasi.

11.  Memfasilitasi downsizing sehingga perusahaan tak perlu memikirkan pengurangan pegawai.

Sedangkan menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003), ada 10 faktor yang menyebabkan keberhasilan langkah outsourcing, yaitu:

  1. memahami maksud dan tujuan perusahaan;
  2. memiliki visi dan perencanaan strategis;
  3. memilih secara tepat servise provider atau pemberi jasa;
  4. melakukan pengawasan dan pengelolaan terus-menerus terhadap hubungan antarperusahaan dan pemberi jasa;
  5. memiliki kontrak yang cukup tersusun dengan baik;
  6. memiliki komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok terkait;
  7. mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen;
  8. memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yang menyangkut karyawan;
  9. memiliki justifikasi ekonomi dan keuangan yang layak;

10.  menggunakan tenaga berpengalaman dari luar.

Kelemahan

Disamping keunggulan yang telah disampaikan di atas, penerapan metode outsourcing ini juga memiliki kelemahan, diantaranya :

  • Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan.
  • Ada peluang sistem informasi yang dikembangkan tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan dikarenakan vendor tidak memahami kebutuhan sistem dalam perusahaan tersebut.
  • Transfer knowledge terbatas karena pengembangan sistem informasi sepenuhnya dilakukan oleh vendor.
  • Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem.
  • Dapat terjadi ketergantungan kepada konsultan.
  • Manajemen perusahaan membutuhkan proses pembelajaran yang cukup lama dan perusahaan harus membayar lisensi program yang dibeli sehingga ada konsekuensi biaya tambahan yang dibayarkan.
  • Resiko tidak kembalinya investasi yang telah dikeluarkan apabila terjadi ketidakcocokan sistem informasi yang dikembangkan.
  • Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan. Mungkin saja pihak outsourcer tidak fokus dalam memberikan layanan karena pada saat yang bersamaan harus mengembangkan sistem informasi klien lainnya.
  • Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di-outsource-kan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus segera ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini di-outsource-kan karena kendali ada pada outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu.
  • Jika kekuatan menawar ada di outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya.

Tabel 1. Outsourcing’s Top Ten

Sumber : Introduction to Information Systems (O’Brien, 2006)

Kesimpulan

Pengembangan sistem informasi dalam perusahaan dapat dilakukan melalui tiga metode yaitu co-sourcing, insourcing, dan outsourcing. Dari ketiga metode tersebut memiliki keunggulan dan kelemahannya masing-masing tergantung goal atau tujuan dari perusahaan masing-masing.

Namun yang paling baik menurut penulis adalah metode outsourcing, karena dengan menggunakan metode ini pengembangan sistem informasi di perusahaan akan dilakukan oleh orang-orang professional di bidangnya dan perusahaan akan lebih fokus terhadap tujuan yang ingin dicapai. Sedangkan dengan menggunakan metode insourcing dan co-sourcing, maka pengembangan sistem informasi di perusahaan akan lebih terawasi oleh perusahaan.

Daftar Pustaka

Indrajit, Richardus Eko dan Richardus Djokopranoto. 2003. Proses Bisnis Outsourcing. Jakarta. PT. Gramedia Widiasarana Indonesia.

Oetomo, Budi S.D. 2002. Perencanaan & Pengembangan Sistem Informasi. Yogyakarta. Andi.

O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7th Ed., McGraw-Hill/Irwin. New York.

Hello world!

May 26th, 2010

Welcome to Blogstudent.mb.ipb.ac.id Blogs. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging!